7 timemanagement tips voor personal trainers
Of je nu een doorgewinterde personal trainer bent of net je carrière begint, één cruciaal aspect blijft altijd aanwezig: tijd. Het beheren van je tijd als personal trainer kan soms uitdagend zijn, vooral als je probeert om effectieve work-outs te plannen, klantrelaties te onderhouden en je eigen bedrijf te laten groeien. Met onze timemanagement tips laat je tijd in je voordeel werken én organiseer je je dagen efficiënter.
1. Creëer orde in de chaos
De eerste stap om een timemanagement-ninja te worden? Zorg ervoor dat alles op één plek georganiseerd is. Giet je work-out sessies, afspraken en tijd die je besteedt aan online marketing in een agenda of schema. Of je nu zweert bij een ouderwetse agenda en een pen of een technologische oplossing zoals Google Agenda verkiest, de keuze is aan jou.
Google Agenda is hierbij natuurlijk wel de ultieme aanrader. Zo stuurt het automatisch meldingen en herinneringen naar je klanten, waardoor zowel jij als je klant nooit meer een sessie zullen missen. En, niet te vergeten, creëer altijd een beetje ademruimte tussen je activiteiten om onverwachte hindernissen stressvrij te overbruggen.
2. Blijf scherp en gefocust
Uitstelgedrag ligt op de loer, en dat geldt voor ons allemaal. Dit kan je grootste valkuil zijn, dus het is belangrijk om kostbare tijd niet te verspillen. Een handige manier om uitstelgedrag te voorkomen is door je dag te beginnen met de to do waar je het meest tegenop ziet. Zodra je die klus geklaard hebt, ga je er veel voldoening uithalen.
Ook kan je ervoor kiezen om eerst aan de slag te gaan met je kleine taken die weinig tijd in beslag nemen, zoals het checken van je mailbox. Zo kan je ineens veel taken van je lijst schrappen en ligt er minder druk op je schouders.
3. Stel prioriteiten
Nog snel dat trainingsprogramma samenstellen? Of misschien toch beginnen aan dat voedingsschema? Niet alle taken zijn even belangrijk of hebben dezelfde deadline. Dat betekent dat je als personal coach goed moet nadenken over welke taken prioriteit hebben en welke later afgevinkt kunnen worden.
Uiteraard krijgen jouw fitnessfanaten – jouw klanten – altijd de hoogste prioriteit. Organiseer je agenda op een kleurrijke manier. Gebruik rustgevende blauwe kleuren voor minder belangrijke taken en felrode kleuren voor dringende taken. Op deze manier creëer je een makkelijk visueel overzicht van je prioriteiten in je planning.
4. Automatiseer het beheer van je cliënten
Wil je meer kostbare tijd besparen? Automatiseer het beheer van je klanten en ontlast jezelf in een mum van tijd. Je kan hiervoor gebruik maken van verschillende handige apps, zoals Virtuagym.
Zo kan je als personal trainer gemakkelijker je klanten beheren, individuele trainings- en voedingsschema’s versturen en online coaching aanbieden. Meer dan 45.000 personal trainers maken dagelijks gebruik van Virtuagym om hun bedrijf te laten groeien.
5. Houd wat tijd over om… niets te doen
Oké, het klinkt misschien tegenstrijdig met de voorgaande tips, maar soms is het goed om even helemaal niets te doen. Leg die gewichten even neer en neem een adempauze. Door wat tijd vrij te maken in je planning, creëer je een buffer om onverwachte problemen op te lossen of om extra aandacht te schenken aan klanten die meer begeleiding nodig hebben. Door een kwartier tussen je sessies te laten, vermijd je onnodige stress door uitgelopen sessies of last-minute veranderingen.
6. Maak goede afspraken met je cliënten
Stel je voor: je bent net begonnen als personal trainer en je klantenportefeuille is al goed gevuld. Fantastisch toch? Totdat enkele klanten beslissen om ermee te stoppen. Vermijd onvoorziene omstandigheden door op voorhand duidelijke afspraken te maken met je klanten.
Stel een contract op voor je klanten met een respectabele annuleringsregeling. De meeste personal trainers hanteren een opzegtermijn van 24 uur, maar dit kan je gerust vermeerderen naar 48 uur. Zo heb je nog voldoende tijd om dat lege plekje op te vullen. Mocht je klant dit niet nakomen, dan kan je een vergoeding vragen voor de sessie. Dit systeem bespaart je een hoop kosten en kopzorgen bij annuleringen.
7. Evalueer: Meten is weten
Hebben je inspanningen bijgedragen aan de groei van je fitnessbusiness? Een goede manier om dit te meten, is door al je activiteiten te monitoren. In je Google Agenda kan je dit gemakkelijk bijhouden dankzij ‘tijdsinzichten’. Door verschillende labels per kleur aan te maken en deze te koppelen aan de bijhorende taken, kan je exact zien hoeveel tijd je aan elke categorie besteedt hebt.
Maak dus een label in een bepaalde kleur aan voor je geplande coachingsessies of voor je administratieve taken. Zo heb je altijd een duidelijk overzicht en kan je de activiteiten die niet bijdragen aan je productiviteit schrappen. Stel je voor wat je allemaal kunt doen met die extra minuten of zelfs uren!
Het is allemaal niet zo ingewikkeld. Time is money, en dat geldt ook voor personal trainers. Het is een waardevolle factor waar niet iedereen altijd bij stilstaat. Door je tijd slim te managen, zet je de groei van je fitnessimperium in de hoogste versnelling en bereik je je doelen nog sneller.
